Privacy

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Datenschutzerklärung | Privacy Policy

Stand: 26. August 2026

Die englische Fassung finden Sie weiter unten. Die deutsche Fassung der Datenschutzerklärung gilt vorrangig.
An English version is available below. The German version shallprevail.

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1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit ist:

Tentris GmbH‍

Obernstraße 50
33602 Bielefeld
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Bigerl und Tobias RebertHandelsregister: HRB 46774, Amtsgericht Bielefeld

E-Mail: info@tentris.io
‍Datenschutzanfragen: privacy@tentris.io

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt:

heyData GmbH
‍Schützenstraße 5
10117 Berlin
Deutschland

E-Mail: datenschutz@heydata.eu
‍Web: www.heydata.eu

2. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder mit uns in Kontakt treten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Wie erfassen wir Ihre Daten?Zum einen dadurch, dass Sie uns diese mitteilen – etwa über ein Formular, eine Terminbuchung oder eine E-Mail. Zum anderen erfassen unsere IT-Systeme beim Besuch der Website automatisch technische Daten wie Browsertyp, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?Ein Teil der Daten dient der fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website. Andere Daten nutzen wir, um Ihre Anfragen zu bearbeiten und unsere Geschäftsbeziehung abzuwickeln.

Setzen wir Cookies oder Tracking ein?Nein. Diese Website verwendet keine Cookies und keine Werkzeuge zur Analyse Ihres Nutzungsverhaltens. Aus diesem Grund benötigen wir auch kein Einwilligungsbanner.

Welche Rechte haben Sie?Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten Daten sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 11.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben – etwa in den Empfang unseres Newsletters – verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Im Übrigen kann die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Die im Einzelfall einschlägige Rechtsgrundlage nennen wir in den folgenden Abschnitten.

Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Verarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben – etwa steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. In diesem Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Empfänger personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit externen Dienstleistern zusammen. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder eine sonstige Rechtsgrundlage dies erlaubt. Setzen wir Auftragsverarbeiter ein, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die im Einzelnen eingesetzten Dienste nennen wir in den folgenden Abschnitten.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Einzelne der von uns eingesetzten Dienste haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder verarbeiten Daten dort. In diesen Fällen stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission – insbesondere das EU-US Data Privacy Framework für entsprechend zertifizierte US-Unternehmen – oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 nebst erforderlicher ergänzender Maßnahmen.

Wir weisen darauf hin, dass in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann und insbesondere der Zugriff staatlicher Stellen auf Ihre Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Bei welchen Diensten eine Drittlandübermittlung stattfindet und auf welcher Grundlage, entnehmen Sie den jeweiligen Abschnitten.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und am Schloss-Symbol in der Browserzeile. Bei aktivierter Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet – etwa bei der Kommunikation per E-Mail – Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

4. Hosting und Bereitstellung der Website

Webflow

Diese Website wird über die Plattform Webflow bereitgestellt. Anbieter ist die Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, USA.

Beim Aufruf unserer Website werden Inhalte über die Server und das Content Delivery Network von Webflow ausgeliefert. Dabei verarbeitet Webflow technische Verbindungsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unserer Website.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA findet statt. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF), unter dem Webflow, Inc. zertifiziert ist. Soweit das EU-U.S. DPF nicht anwendbar ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der von Webflow bereitgestellten EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs).

Mit Webflow haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.Weitere Informationen: https://webflow.com/legal/privacy

Hetzner

Ergänzend nutzen wir Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland . Hetzner erfasst dabei Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Bereitstellung dieser Dienste. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt.

Mit Hetzner haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.Weitere Informationen: https://www.hetzner.com/legal/privacy-policy/

Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL
Hostname des zugreifenden Rechners
Uhrzeit der Serveranfrage
IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Website.

Die Logfiles werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

5. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Diese Website verwendet keine Cookies.

Wir speichern beim Besuch unserer Website keine Informationen auf Ihrem Endgerät und greifen nicht auf dort bereits gespeicherte Informationen zu. Das gilt für Cookies ebenso wie für vergleichbare Technologien, etwa Local Storage, Session Storage oder Device-Fingerprinting.

Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist daher nicht erforderlich. Aus demselben Grund setzen wir kein Einwilligungsbanner und kein Consent-Management-Tool ein.

Unabhängig davon werden beim Aufruf unserer Website technische Verbindungsdaten einschließlich Ihrer IP-Adresse verarbeitet, die für die Auslieferung der Seite technisch erforderlich sind. Einzelheiten hierzu finden Sie in Abschnitt 4.

6. Kontaktaufnahme und Formulare

Kontaktformulare und Anfragen über HubSpot

Für die Bereitstellung von Formularen sowie zur Verwaltung von Kontaktanfragen nutzen wir HubSpot. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die HubSpot Ireland Limited, Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland.

Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen, werden die eingegebenen Daten sowie technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Übermittlung) an HubSpot übermittelt und dort in unserem Auftrag gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der effektiven Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Formulare auf unserer Website sind so eingebunden, dass HubSpot beim bloßen Aufruf einer Seite keine Daten erhält und keine Cookies setzt. Eine Übermittlung an HubSpot findet erst statt, wenn Sie ein Formular absenden.

Eine Übermittlung an die HubSpot, Inc. (USA) kann stattfinden. HubSpot, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln.

Mit HubSpot haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen: https://legal.hubspot.com/dpa Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

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Ergänzend nutzen wir für die Bereitstellung von Formularen sowie zur Verwaltung von Kontaktanfragen Google Forms. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen, werden die eingegebenen Daten sowie technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Übermittlung) an Google übermittelt und dort in unserem Auftrag gespeichert.

Die Formulare auf unserer Website sind so eingebunden, dass Google beim bloßen Aufruf einer Seite keine Daten erhält und keine Cookies setzt. Eine Übermittlung an Google findet erst statt, wenn Sie ein Formular absenden.

Eine Übermittlung an die Google LLC (USA) kann stattfinden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln.

Mit Google haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

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Terminbuchung

Auf unserer Website bieten wir Ihnen die Möglichkeit, über einen Buchungslink direkt einen Gesprächstermin zu vereinbaren. Hierfür nutzen wir die Terminplanungsfunktion von Google Kalender. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wenn Sie einen Termin buchen, werden die von Ihnen angegebenen Daten – insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und etwaige Freitextangaben – sowie technische Verbindungsdaten an Google übermittelt und in unserem Google-Workspace-Konto gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Übermittlung in die USA kann stattfinden; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln.

Mit Google haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Anfrage per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Für den Betrieb unserer E-Mail-Infrastruktur nutzen wir Google Workspace (Google Ireland Limited, Anschrift siehe oben). Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck für die Speicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Registrierung für Lizenz und Download

Wenn Sie sich für eine Lizenz oder den Download von TentrisDB registrieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Jobposition) zur Bereitstellung und Verwaltung Ihrer Lizenz.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Lizenzvertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Die Daten werden zunächst in unser CRM-System (HubSpot) übernommen und anschließend über Zapier, Inc., 548 Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA, an unseren Lizenzserver übertragen. Zapier verarbeitet die Daten dabei als Auftragsverarbeiter. Im Rahmen dieser Verarbeitung findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA statt. Zapier ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) zertifiziert. Soweit das EU-U.S. DPF nicht anwendbar ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).

Die Daten werden für die Dauer des Lizenzverhältnisses gespeichert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Newsletter und Produktankündigungen

Wenn Sie unseren Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, die uns die Überprüfung gestatten, dass Sie Inhaber der angegebenen Adresse sind. Weitere Daten werden nicht oder nur auf freiwilliger Basis erhoben.

Die Anmeldung erfolgt im sogenannten Double-Opt-in-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie die Anmeldung bestätigen müssen. Damit stellen wir sicher, dass niemand Ihre Adresse ohne Ihr Wissen einträgt. Anmeldungen werden protokolliert, um den Anmeldevorgang nachweisen zu können; gespeichert werden der Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung sowie die IP-Adresse.

Für den Versand nutzen wir HubSpot (Anschrift siehe oben). HubSpot wertet aus, ob und wann Sie unsere Newsletter geöffnet und welche Links Sie angeklickt haben. Diese Auswertung dient dazu, unsere Inhalte an den Interessen der Empfänger auszurichten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, etwa über den Abmelde-Link in jedem Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Ihre Daten werden bis zur Austragung aus dem Newsletter gespeichert und danach aus der Verteilerliste gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert sind, bleiben hiervon unberührt.

7. Analyse und Marketing

Wir setzen auf dieser Website keine Werkzeuge zur Analyse des Nutzerverhaltens, zur Reichweitenmessung oder zum Konversions-Tracking ein. Es findet weder eine Auswertung Ihres Surfverhaltens noch eine Erstellung von Nutzerprofilen statt. Ihre Daten werden nicht zu Werbezwecken an Dritte übermittelt.

8. Schriftarten und eingebettete Inhalte

Schriftarten

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten lokal eingebundene Schriftdateien. Beim Aufruf einer Seite werden die Schriften von unserem eigenen Server bzw. dem Server unseres Hosting-Anbieters geladen. Eine Verbindung zu Servern Dritter findet dabei nicht statt und Ihre IP-Adresse wird nicht an Dritte übermittelt.

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9. Datenverarbeitung im Rahmen der Geschäftsbeziehung

Kunden-, Interessenten- und Lieferantendaten

Wenn Sie mit uns in geschäftlichen Kontakt treten, verarbeiten wir die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner – insbesondere Name, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer – sowie Informationen zum Verlauf der Geschäftsbeziehung. Wir speichern diese Daten in unserem CRM-System HubSpot (Anschrift siehe Abschnitt 6).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung und Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Pflege und Dokumentation von Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Ergänzend nutzen wir Notion Labs, Inc., 2300 Harrison Street, San Francisco, CA 94110, USA, als internes Arbeitsumfeld zur Dokumentation und Organisation von Geschäftsbeziehungen. Dort können einzelne Kontaktdaten und Notizen zum Verlauf der Beziehung gespeichert werden.

Im Rahmen der Nutzung von Notion findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA statt. Notion Labs, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) zertifiziert. Soweit das EU-U.S. DPF nicht anwendbar ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).

Die Daten werden für die Dauer des Lizenzverhältnisses gespeichert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Mit Notion haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung geschlossen.
Weitere Informationen: https://www.notion.com/privacy

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Support und Fernwartung

Erbringen wir für Sie Support-, Wartungs- oder Hostingleistungen, kann es erforderlich sein, dass wir auf Systeme oder Daten in Ihrem Verantwortungsbereich zugreifen. Soweit wir dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Für diese Verarbeitung sind Sie als unser Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich; wir handeln ausschließlich nach Ihren Weisungen.

Unser Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich der Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist abrufbar unter

Aufzeichnung von Online-Meetings

Für die Durchführung und Nachbereitung von Online-Terminen setzen wir Fathom Video Inc., 2261 Market Street #4156, San Francisco, CA 94114, USA, als Dienst zur automatischen Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen ein. Fathom verarbeitet die Daten dabei als Auftragsverarbeiter.

Verarbeitet werden dabei Bild- und Tonaufnahmen, Transkripte des Gesprächs sowie Metadaten wie Teilnehmer, Zeitpunkt und Dauer.

Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich mit Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir weisen zu Beginn des Gesprächs auf die Aufzeichnung hin; Sie können der Aufzeichnung jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen. Die Aufzeichnungen werden nach 90 Tagen gelöscht.

10. Bewerbungen

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns zu bewerben. Mit Ihrer Bewerbung übermitteln Sie uns alle für die Beurteilung erforderlichen personenbezogenen Daten. Hierzu zählen allgemeine Angaben zur Person (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) sowie sonstige von Ihnen freiwillig übermittelte Informationen.

Bewerbungen erreichen uns per E-Mail und werden in unserer Google-Workspace-Umgebung gespeichert. Zugriff haben ausschließlich die am Auswahlverfahren beteiligten Personen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG. Soweit die Verarbeitung nach Abschluss des Verfahrens zur Rechtsverfolgung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden Ihre Bewerbungsunterlagen in der Regel sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern der Löschung keine berechtigten Interessen unsererseits entgegenstehen. Sofern Sie uns eine Einwilligung zur längeren Speicherung erteilt haben – etwa zur Aufnahme in einen Bewerberpool – werden Ihre Daten bis zum Widerruf gespeichert.

11. Social-Media-Profile

Wir sind in sozialen Netzwerken vertreten, um dort unser Unternehmen und unsere Leistungen vorzustellen. Die Betreiber dieser Netzwerke verarbeiten Daten ihrer Nutzer regelmäßig zu Werbezwecken. Unter anderem erstellen sie aus dem Onlineverhalten Nutzerprofile, die dazu verwendet werden, interessenbezogene Werbung anzuzeigen. Dazu speichern die Betreiber Informationen zum Nutzungsverhalten in Cookies auf dem Endgerät der Nutzer. Es ist nicht auszuschließen, dass die Betreiber diese Informationen mit weiteren Daten zusammenführen.

Es kann sein, dass die Betreiber oder ihre Server außerhalb der EU sitzen und Daten dort verarbeiten. Hierdurch können sich für Nutzer Risiken ergeben, etwa weil die Durchsetzung ihrer Rechte erschwert wird oder staatliche Stellen Zugriff auf die Daten nehmen.

Gemeinsame Verantwortlichkeit: Soweit der jeweilige Plattformbetreiber uns Statistiken über die Nutzung unseres Profils bereitstellt und hierfür eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO anbietet, sind wir mit dem Betreiber gemeinsam für die Verarbeitung dieser Nutzungsdaten verantwortlich. Das ist derzeit bei LinkedIn und bei Meta (Instagram) der Fall. Wir haben auf die Verarbeitung durch die Betreiber keinen Einfluss und erhalten von diesen nur aggregierte, nicht personenbezogene Statistiken. Betroffenenrechte können Sie sowohl uns gegenüber als auch gegenüber dem jeweiligen Betreiber geltend machen; die technischen Möglichkeiten zur Erfüllung dieser Rechte liegen weit überwiegend beim Betreiber.

Bei den übrigen unten genannten Plattformen verarbeitet der jeweilige Betreiber die Daten seiner Nutzer in eigener Verantwortung. Wir erhalten dort keine personenbezogenen Auswertungen.

Wenn Nutzer über unsere Profile mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die mitgeteilten Daten, um die Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir unterhalten ein Profil auf LinkedIn. Betreiber ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

LinkedIn stellt uns statistische Auswertungen über die Nutzung unserer Unternehmensseite bereit. Für diese Verarbeitung sind wir gemeinsam mit LinkedIn verantwortlich (Art. 26 DSGVO); es gilt die von LinkedIn bereitgestellte Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit. LinkedIn hat darin die primäre Verantwortung für die Erfüllung der Betroffenenrechte übernommen.

Rechtsgrundlage für den Betrieb unseres Profils ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?l=de_DE

‍Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum‍

Widerspruch gegen Werbeanzeigen: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out

Instagram

Wir unterhalten ein Profil auf Instagram. Betreiber ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Meta stellt uns statistische Auswertungen über die Nutzung unseres Profils bereit („Insights"). Für diese Verarbeitung sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); es gilt die von Meta bereitgestellte Vereinbarung „Seiten-Insights-Ergänzung für Verantwortliche". Meta hat darin die primäre Verantwortung für die Erfüllung der Betroffenenrechte übernommen.

Rechtsgrundlage für den Betrieb unseres Profils ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenschutzerklärung: https://help.instagram.com/519522125107875

‍Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

YouTube

Wir unterhalten einen Kanal auf YouTube. Betreiber ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google stellt uns aggregierte Kanalstatistiken bereit. Anders als Meta und LinkedIn bietet Google für YouTube-Kanäle keine Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit an; Google verarbeitet die Nutzungsdaten insoweit in eigener Verantwortung. Wir erhalten keine personenbezogenen Auswertungen einzelner Nutzer.

Rechtsgrundlage für den Betrieb unseres Kanals ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de

X (ehemals Twitter)

Wir unterhalten ein Profil auf X. Betreiber für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Twitter International Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irland.

Rechtsgrundlage für den Betrieb unseres Profils ist unser berechtigtes Interesse an Außendarstellung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenschutzerklärung: https://x.com/de/privacy

‍Widerspruch gegen Werbeanzeigen: https://x.com/settings/account/personalization

GitHub

Wir betreiben unter github.com/tentris ein öffentliches Profil und stellen dort Quellcode sowie Installationspakete bereit. Betreiber ist die GitHub B.V., Vijzelstraat 68-72, 1017 HL Amsterdam, Niederlande, eine Tochtergesellschaft der GitHub, Inc. (USA).

Wenn Sie einem Link auf unserer Website zu GitHub folgen, verarbeitet GitHub Ihre Verbindungsdaten in eigener Verantwortung. Dasselbe gilt, wenn Sie unsere Installationsbefehle ausführen und dabei Dateien von GitHub oder aus der GitHub Container Registry beziehen; dabei wird Ihre IP-Adresse an GitHub übermittelt. Wir erhalten hierüber keine personenbezogenen Informationen, sondern lediglich aggregierte Zugriffszahlen.

Wenn Sie in unseren Repositories ein Issue eröffnen, einen Beitrag einreichen oder kommentieren, verarbeiten wir die dabei von Ihnen veröffentlichten Angaben – insbesondere Ihren Benutzernamen und den Inhalt Ihres Beitrags – zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Weiterentwicklung unserer Software. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Pflege eines quelloffenen Projekts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte beachten Sie, dass diese Beiträge öffentlich einsehbar sind und Teil der dauerhaften Versionshistorie werden.

Eine Übermittlung in die USA kann stattfinden. GitHub stützt diese auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Datenschutzerklärung: https://docs.github.com/de/site-policy/privacy-policies/github-general-privacy-statement

12. Ihre Rechte

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung, und gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht in folgenden Fällen:

Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig geschah oder geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung verlangen.
Wenn wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

‍Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
‍https://www.ldi.nrw.de

Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, etwa wenn sich Rechtslage, Rechtsprechung oder die von uns eingesetzten Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.

14. Fragen und Kontakt

Für Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung sowie zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter privacy@tentris.io oder unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Alternativ können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

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1. Controller and Data Protection Officer

Controller

The controller responsible for the processing of personal data on this website and in the course of our business activities is:

Tentris GmbH

‍Obernstraße 50
33602 Bielefeld
Germany

Represented by the Managing Directors Alexander Bigerl and Tobias Rebert
Commercial register: HRB 46774, Local Court of Bielefeld

Email: info@tentris.io
‍Data protection enquiries: privacy@tentris.io

The controller is the natural or legal person who, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.

Data Protection Officer

We have appointed an external Data Protection Officer:

heyData GmbH
‍Schützenstraße 5
10117 Berlin
Germany

Email: datenschutz@heydata.eu
‍Web: www.heydata.eu

2. Data Protection at a Glance

The following notes provide an overview of what happens to your personal data when you visit this website or contact us. Personal data is any data by which you can be personally identified. Detailed information can be found in the sections below.

How do we collect your data? In part because you provide it to us — for example through a form, a booking, or an email. In addition, our IT systems automatically record technical data such as browser type, operating system, or the time of the page request when you visit the website.

What do we use your data for? Some of the data serves to provide the website free of errors and securely. We use other data to process your enquiries and to manage our business relationship.

Do we use cookies or tracking? No. This website uses no cookies and no tools to analyse your usage behaviour. For this reason, we also do not need a consent banner.

What rights do you have? You have the right at any time to obtain information free of charge about the origin, recipients, and purpose of your stored data, as well as a right to rectification or erasure. You can withdraw consent you have given at any time with effect for the future. Details can be found in Section 12.

3. General Information and Mandatory Disclosures

Legal bases for processing

Where you have consented to the processing of your data — for example to receive our newsletter — we process your personal data on the basis of Art. 6(1)(a) GDPR. Consent may be withdrawn at any time.

Where your data is required for the performance of a contract or for pre-contractual measures, we process it on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR. To fulfil legal obligations, we process data on the basis of Art. 6(1)(c) GDPR. Otherwise, processing may be based on our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR. We state the applicable legal basis in each case in the sections below.

Retention period

Unless a more specific retention period is stated in this policy, your personal data remains with us until the purpose for processing ceases to apply. If you assert a justified request for erasure or withdraw your consent, your data will be deleted unless we have other legally permissible grounds for storing it — such as retention periods under tax or commercial law. In that case, deletion takes place once those grounds no longer apply.

Recipients of personal data

In the course of our business activities we work with external service providers. We disclose personal data only where this is necessary for the performance of a contract, where we are legally obliged to do so, where we have a legitimate interest in the disclosure, or where another legal basis permits it. Where we engage processors, we do so exclusively on the basis of a contract pursuant to Art. 28 GDPR. The individual services we use are named in the sections below.

Transfers to third countries

Some of the services we use are based outside the European Economic Area or process data there. In these cases we base the transfer on an adequacy decision of the European Commission — in particular the EU-US Data Privacy Framework for correspondingly certified US companies — or on the European Commission's Standard Contractual Clauses pursuant to Implementing Decision (EU) 2021/914, together with any necessary supplementary measures.

Please note that in third countries without an adequacy decision, a level of data protection comparable to that of the EU cannot be guaranteed, and in particular access to your data by state authorities cannot be ruled out. The relevant sections indicate which services involve a third-country transfer and on what basis.

No automated decision-making

Automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 GDPR does not take place.

SSL/TLS encryption

For security reasons, this website uses SSL/TLS encryption. You can recognise an encrypted connection by the address bar of your browser changing from "http://" to "https://" and by the padlock symbol in the browser bar. When encryption is active, the data you transmit to us cannot be read by third parties.

Please note that data transmission over the internet — for example when communicating by email — can have security vulnerabilities. Complete protection of data against access by third parties is not possible.

4. Hosting and Provision of the Website

Webflow

This website is provided via the Webflow platform. The provider is Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, USA.

When you access our website, content is delivered via Webflow's servers and content delivery network. In doing so, Webflow processes technical connection data including your IP address.

Use is based on Art. 6(1)(f) GDPR. We have a legitimate interest in the reliable and secure provision of our website.

A transfer of personal data to the USA takes place. The transfer is based on the EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF), under which Webflow, Inc. is certified. Where the EU-U.S. DPF does not apply, the transfer takes place on the basis of the EU Standard Contractual Clauses (SCCs) provided by Webflow.

We have concluded a data processing agreement with Webflow.Further information: https://webflow.com/legal/privacy

Hetzner

In addition, we use servers of Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany. Hetzner records log files including your IP address.

Use is based on Art. 6(1)(f) GDPR. We have a legitimate interest in the reliable provision of these services. Processing takes place exclusively in Germany.

We have concluded a data processing agreement with Hetzner.Further information: https://www.hetzner.com/legal/privacy-policy/

Server log files

When you access our website, information is automatically recorded in what are known as server log files, which your browser transmits:

browser type and browser version
operating system used
referrer URL
host name of the accessing computer
time of the server request
IP address

This data is not merged with other data sources. Collection is based on Art. 6(1)(f) GDPR; we have a legitimate interest in the technically error-free presentation and the security of our website.

Log files are automatically deleted after 30 days.

5. Cookies and Storage on Your Device

This website does not use cookies.

When you visit our website, we do not store any information on your device and do not access information already stored there. This applies to cookies as well as to comparable technologies such as local storage, session storage, or device fingerprinting.

Consent pursuant to Section 25(1) TDDDG (German Digital Services Data Protection Act) is therefore not required. For the same reason, we do not use a consent banner or a consent management tool.

Independently of this, technical connection data including your IP address is processed when our website is accessed, as this is technically necessary to deliver the page. Details can be found in Section 4.

6. Contact and Forms

Contact forms and enquiries via HubSpot

We use HubSpot to provide forms and to manage contact enquiries. The provider for users in the European Economic Area is HubSpot Ireland Limited, Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Ireland.

When you complete a form on our website, the data you enter, together with technical connection data (e.g. IP address, time of transmission), is transmitted to HubSpot and stored there on our behalf.

Processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR where your enquiry relates to the performance of a contract or to pre-contractual measures, and otherwise on our legitimate interest in handling enquiries effectively (Art. 6(1)(f) GDPR).

The forms on our website are embedded in such a way that HubSpot receives no data and sets no cookies when a page is merely accessed. Transmission to HubSpot takes place only when you submit a form.

A transfer to HubSpot, Inc. (USA) may take place. HubSpot, Inc. is certified under the EU-US Data Privacy Framework; the Standard Contractual Clauses apply in addition.

We have concluded a data processing agreement with HubSpot: https://legal.hubspot.com/dpaFurther information: https://legal.hubspot.com/privacy-policy

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We also use Google Forms to collect enquiries and registrations. The provider is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland.

When you complete a form, the data you enter, together with technical connection data, is transmitted to Google and stored in our Google Workspace account. Access is restricted to those involved in processing your request.

A transfer to the USA may take place. Google LLC is certified under the EU-US Data Privacy Framework; the Standard Contractual Clauses apply in addition.

We have concluded a data processing agreement with Google.
Further information: https://policies.google.com/privacy

Appointment booking

Our website allows you to arrange a meeting directly via a booking link. For this we use the appointment scheduling function of Google Calendar. The provider is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland.

When you book an appointment, the data you provide — in particular name, email address, selected appointment slot, and any free-text entries — together with technical connection data, is transmitted to Google and stored in our Google Workspace account.

Processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR for the performance of pre-contractual measures, and otherwise on Art. 6(1)(f) GDPR. A transfer to the USA may take place; Google LLC is certified under the EU-US Data Privacy Framework, and the Standard Contractual Clauses apply in addition.

We have concluded a data processing agreement with Google.Further information: https://policies.google.com/privacy

Enquiries by email

If you contact us by email, your enquiry including all personal data arising from it will be stored and processed by us for the purpose of handling your request. We use Google Workspace (Google Ireland Limited, address as above) to operate our email infrastructure. We do not pass this data on to third parties without your consent.

Processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR where your enquiry relates to the performance of a contract or to pre-contractual measures. In all other cases, processing is based on our legitimate interest in handling enquiries effectively (Art. 6(1)(f) GDPR) or on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR).

The data remains with us until you request its deletion, withdraw your consent, or the purpose for storage ceases to apply. Mandatory statutory retention periods remain unaffected.

Registration for licence and download

If you register for a licence or to download TentrisDB, we process the data you provide (name, email address, company, job position) in order to provide and administer your licence.

Processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR for the performance of the licence agreement or for pre-contractual measures.

The data is first transferred into our CRM system (HubSpot) and then transmitted via Zapier, Inc., 548 Market St. #62411, San Francisco, CA 94104-5401, USA, to our licence server. Zapier processes the data as a processor. This processing involves a transfer of personal data to the USA. Zapier is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF). Where the EU-U.S. DPF does not apply, the transfer takes place on the basis of the EU Standard Contractual Clauses (SCCs).

The data is stored for the duration of the licence relationship and subsequently deleted, unless statutory retention periods preclude this.

Newsletter and product announcements

If you wish to receive our newsletter, we require an email address from you as well as information allowing us to verify that you are the owner of the address provided. No further data is collected, or only on a voluntary basis.

Registration takes place using the double opt-in procedure: after you sign up, you receive an email in which you must confirm your registration. This ensures that nobody can enter your address without your knowledge. Registrations are logged in order to be able to demonstrate the sign-up process; the time of registration and confirmation as well as the IP address are stored.

We use HubSpot (address as above) to send our newsletter. HubSpot analyses whether and when you opened our newsletters and which links you clicked. This analysis serves to align our content with the interests of recipients.

Processing is based exclusively on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR). You may withdraw your consent at any time, for example via the unsubscribe link in every newsletter. The lawfulness of processing already carried out remains unaffected.

Your data is stored until you unsubscribe from the newsletter and is then deleted from the distribution list. Data stored by us for other purposes remains unaffected.

7. Analytics and Marketing

We do not use any tools on this website for analysing user behaviour, measuring reach, or conversion tracking. Neither an analysis of your browsing behaviour nor the creation of user profiles takes place. Your data is not transmitted to third parties for advertising purposes.

8. Fonts and Embedded Content

Fonts

To ensure the uniform display of fonts, this website uses locally embedded font files. When a page is accessed, the fonts are loaded from our own server or the server of our hosting provider. No connection to third-party servers is established and your IP address is not transmitted to third parties.

9. Data Processing Within the Business Relationship

Customer, prospect, and supplier data

If you enter into a business relationship with us, we process the contact details of your representatives — in particular name, function, business email address, and telephone number — as well as information on the course of the business relationship. We store this data in our CRM system HubSpot (address see Section 6).

Processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR for initiating and performing the contractual relationship, and on our legitimate interest in maintaining and documenting business relationships (Art. 6(1)(f) GDPR).

The data is stored for the duration of the business relationship and beyond, within the scope of statutory retention periods.

In addition, we use Notion Labs, Inc., 2300 Harrison Street, San Francisco, CA 94110, USA, as an internal workspace for documenting and organising business relationships. Individual contact details and notes on the course of the relationship may be stored there.

A transfer of personal data to the USA takes place in connection with the use of Notion. Notion Labs, Inc. is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF). Where the EU-U.S. DPF does not apply, the transfer takes place on the basis of the EU Standard Contractual Clauses (SCCs).

The data is stored for the duration of the business relationship and beyond, within the scope of statutory retention periods.

We have concluded a data processing agreement with Notion.
Further information: https://www.notion.com/privacy

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Support and remote maintenance

Where we provide support, maintenance, or hosting services for you, it may be necessary for us to access systems or data within your area of responsibility. Insofar as we process personal data on your behalf in this context, this takes place on the basis of a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR. For this processing you as our customer are the controller under data protection law; we act exclusively on your instructions.

Our data processing agreement, including the list of subprocessors used, is available at [URL missing in the German original]

Recording of online meetings

For conducting and following up online meetings, we use Fathom Video Inc., 2261 Market Street #4156, San Francisco, CA 94114, USA, as a service for the automatic recording, transcription, and summarisation of conversations. Fathom processes the data as a processor.

The data processed comprises video and audio recordings, transcripts of the conversation, and metadata such as participants, time, and duration.

Recording takes place exclusively with the consent of all participants (Art. 6(1)(a) GDPR). We point out the recording at the beginning of the meeting; you may object to the recording at any time without any disadvantage to you. Recordings are deleted after 90 days.

10. Job Applications

We offer you the opportunity to apply to us. With your application you transmit to us all personal data required for its assessment. This includes general personal details (name, address, telephone number, email address), application documents (cover letter, CV, references), and any other information you voluntarily provide.

Applications reach us by email and are stored in our Google Workspace environment. Access is restricted to those involved in the selection process.

Processing takes place for the purpose of conducting the application procedure on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR in conjunction with Section 26(1) BDSG (Federal Data Protection Act). Where processing is necessary after conclusion of the procedure for the pursuit of legal claims, it is based on Art. 6(1)(f) GDPR.

If no employment relationship comes about, your application documents are generally deleted six months after notification of the rejection decision, unless legitimate interests on our part preclude deletion. If you have given us consent to longer storage — for example for inclusion in a talent pool — your data will be stored until you withdraw that consent.

11. Social Media Profiles

We maintain a presence on social networks in order to present our company and our services there. The operators of these networks regularly process their users' data for advertising purposes. Among other things, they create user profiles from online behaviour, which are used to display interest-based advertising. To this end, the operators store information about usage behaviour in cookies on users' devices. It cannot be ruled out that the operators combine this information with further data.

The operators or their servers may be located outside the EU and process data there. This may give rise to risks for users, for example because the enforcement of their rights is made more difficult or because state authorities may access the data.

Joint controllership: Insofar as the respective platform operator provides us with statistics on the use of our profile and offers an agreement pursuant to Art. 26 GDPR for this purpose, we are jointly responsible with the operator for the processing of this usage data. This is currently the case for LinkedIn and Meta (Instagram). We have no influence over the processing carried out by the operators and receive only aggregated, non-personal statistics from them. You may assert your data subject rights both against us and against the respective operator; the technical means for fulfilling these rights lie predominantly with the operator.

For the other platforms named below, the respective operator processes its users' data under its own responsibility. We do not receive any personal analyses there.

If users contact us via our profiles, we process the data provided in order to respond to the enquiry. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR.

We maintain a profile on LinkedIn. The operator is LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland.

LinkedIn provides us with statistical analyses of the use of our company page. We are jointly responsible with LinkedIn for this processing (Art. 26 GDPR); the joint controller agreement provided by LinkedIn applies. In it, LinkedIn has assumed primary responsibility for fulfilling data subject rights.

The legal basis for operating our profile is our legitimate interest in external presentation and communication (Art. 6(1)(f) GDPR).

Privacy policy: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
‍Joint controller agreement: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum
‍Objection to advertising: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out

Instagram

We maintain a profile on Instagram. The operator is Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland.

Meta provides us with statistical analyses of the use of our profile ("Insights"). We are jointly responsible with Meta for this processing (Art. 26 GDPR); the "Page Insights Controller Addendum" provided by Meta applies. In it, Meta has assumed primary responsibility for fulfilling data subject rights.

The legal basis for operating our profile is our legitimate interest in external presentation and communication (Art. 6(1)(f) GDPR).

Privacy policy: https://help.instagram.com/519522125107875
‍Joint controller agreement: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

YouTube

We maintain a channel on YouTube. The operator is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland.

Google provides us with aggregated channel statistics. Unlike Meta and LinkedIn, Google does not offer a joint controller agreement for YouTube channels; Google processes the usage data under its own responsibility in this respect. We do not receive any personal analyses of individual users.

The legal basis for operating our channel is our legitimate interest in external presentation and communication (Art. 6(1)(f) GDPR).

X (formerly Twitter)

We maintain a profile on X. The operator for users in the European Economic Area is Twitter International Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Ireland.

The legal basis for operating our profile is our legitimate interest in external presentation and communication (Art. 6(1)(f) GDPR).

GitHub

We operate a public profile at github.com/tentris and make source code and installation packages available there. The operator is GitHub B.V., Vijzelstraat 68-72, 1017 HL Amsterdam, Netherlands, a subsidiary of GitHub, Inc. (USA).

If you follow a link on our website to GitHub, GitHub processes your connection data under its own responsibility. The same applies if you execute our installation commands and thereby obtain files from GitHub or from the GitHub Container Registry; in doing so, your IP address is transmitted to GitHub. We do not receive any personal information about this, only aggregated access figures.

If you open an issue in our repositories, submit a contribution, or comment, we process the information you publish — in particular your username and the content of your contribution — in order to handle your request and to further develop our software. The legal basis is our legitimate interest in maintaining an open source project (Art. 6(1)(f) GDPR). Please note that these contributions are publicly visible and become part of the permanent version history.

A transfer to the USA may take place. GitHub bases this on the European Commission's Standard Contractual Clauses.

12. Your Rights

Withdrawal of your consent

Many data processing operations are only possible with your express consent. You may withdraw consent you have already given at any time. The lawfulness of processing carried out up to the point of withdrawal remains unaffected.

Right to object (Art. 21 GDPR)

Where data processing is based on Art. 6(1)(e) or (f) GDPR, you have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of your personal data; this also applies to profiling based on these provisions. The applicable legal basis in each case can be found in this privacy policy. If you object, we will no longer process the personal data concerned unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights, and freedoms, or the processing serves the establishment, exercise, or defence of legal claims (objection pursuant to Art. 21(1) GDPR).

Where your personal data is processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to the processing of personal data concerning you for such marketing; this also applies to profiling to the extent that it is related to such direct marketing. If you object, your personal data will no longer be used for direct marketing purposes (objection pursuant to Art. 21(2) GDPR).

Access, rectification, and erasure

Within the framework of applicable statutory provisions, you have the right at any time to obtain information free of charge about your stored personal data, its origin and recipients, and the purpose of processing, and where applicable a right to rectification or erasure of this data.

Right to restriction of processing

You have the right to request the restriction of the processing of your personal data. This right exists in the following cases:

If you contest the accuracy of the data we hold about you, we generally need time to verify this. For the duration of the review, you have the right to request restriction.
If the processing of your data was or is unlawful, you may request restriction instead of erasure.
If we no longer need your data but you require it for the exercise, defence, or establishment of legal claims, you have the right to request restriction instead of erasure.
If you have lodged an objection pursuant to Art. 21(1) GDPR, a balance must be struck between your interests and ours. As long as it has not yet been determined whose interests prevail, you have the right to request restriction.

If you have restricted processing, this data may — apart from being stored — only be processed with your consent, or for the establishment, exercise, or defence of legal claims, or for the protection of the rights of another natural or legal person, or for reasons of important public interest.

Right to data portability

You have the right to have data that we process automatically on the basis of your consent or in performance of a contract handed over to you or to a third party in a common, machine-readable format. If you request the direct transfer of the data to another controller, this will only be done where technically feasible.

Right to lodge a complaint with the competent supervisory authority

In the event of infringements of the GDPR, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, your place of work, or the place of the alleged infringement. The authority competent for us is:

State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of North Rhine-Westphalia
‍Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
‍https://www.ldi.nrw.de

The right to lodge a complaint is without prejudice to any other administrative or judicial remedy.

13. Changes to This Privacy Policy

We reserve the right to amend this privacy policy with effect for the future, for example where the legal situation, case law, or the services we use change. The current version is always available at this address.

14. Questions and Contact

For questions or comments on this privacy policy, or to exercise your rights, you can reach us at privacy@tentris.io or via the contact details given in Section 1. Alternatively, you can contact our Data Protection Officer directly.

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